EPlusHubGizlilik Politikası
- EPlusHub'ı KOD48 geliştirir ve işletir; bu metindeki veriler bakımından KOD48 veri sorumlusudur.
- Hesap bilgilerinizi ve kurumunuzun uygulamaya girdiği proje, finans ve belge verilerini, hizmeti sunmak için işleriz.
- Verilerinizi satmayız, reklam göstermeyiz, uygulamada reklam ya da izleme aracı yoktur.
- Sunucularımız Almanya'dadır; e-postalar ABD merkezli bir hizmet aracılığıyla gönderilir.
- Hesabınızı istediğiniz an uygulamanın içinden silebilirsiniz.
1. Kapsam ve veri sorumlusu
Bu politika, KOD48 tarafından geliştirilen ve App Store ile Google Play'de yayınlanan EPlusHub uygulaması ("Uygulama") ile eplushub.kod48.com sitesi için geçerlidir. Veri sorumlusu: Öznur Özdemir – KOD48 (şahıs işletmesi), Milas / Muğla, e-posta: kodkirksekiz@gmail.com.
Uygulama; okul, dernek ve kurumların Erasmus+ ve benzeri hibe projelerini yönetmesi için kullanılır. Kurumunuzun Uygulamaya girdiği, üçüncü kişilere ait veriler (örneğin fişlerde yer alan bilgiler) bakımından veri sorumlusu kurumunuzdur; KOD48 bu verileri kurumunuz adına, onun talimatıyla işleyen veri işleyen konumundadır.
2. İşlediğimiz veriler
| Veri | Örnek |
|---|---|
| Hesap bilgileri | Ad soyad, e-posta adresi. Şifreniz yalnız özetlenmiş (geri çözülemez) biçimde saklanır; biz göremeyiz. |
| Üyelik ve roller | Hangi kurum ve projede hangi rolde olduğunuz; gönderdiğiniz ve aldığınız davetler (davet edilen kişinin e-posta adresi). |
| Kurum ve proje bilgileri | Kurum adı, adresi, telefonu, logosu; proje adı, numarası, tarihleri, bütçesi, ortak kurumlar, hareketlilikler (ülke, tarih). |
| Finans kayıtları | Tarih, açıklama, tutar, para birimi, kullanılan döviz kuru, tedarikçi, ödeme yöntemi, harcamayı yapan kişi, notlar. |
| Belgeler | Fiş ve faturaların fotoğrafları ya da PDF'leri. Bu belgelerde başka kişilere ait bilgiler yer alabilir. |
| İşlem kayıtları | Hangi kaydı kimin, ne zaman eklediği, değiştirdiği, sildiği, kontrol edip kilitlediği; üyelik ve rol değişiklikleri. |
| Teknik kayıtlar | Oturum açma ve güvenlik için sunucuda tutulan teknik kayıtlar (IP adresi, zaman bilgisi gibi). |
Konumunuzu, rehberinizi, reklam kimliğinizi toplamayız; Uygulamada analiz, reklam ya da davranış izleme aracı bulunmaz. Kamera ve fotoğraf arşivine yalnız bir fişi eklemek istediğinizde, sizin seçtiğiniz belge için erişilir.
3. İşleme amaçları
- Hesabınızı oluşturmak, oturum açmanızı sağlamak ve hesabınızı korumak.
- Kurum ve projelerinizi, finans kayıtlarınızı ve belgelerinizi saklamak, ekibinizle paylaşmak ve raporlamak.
- Davet, rol değişikliği, üyelikten çıkarılma ve hesap silme gibi konularda size e-posta göndermek.
- Kayıtların kim tarafından girildiğinin ve değiştirildiğinin izlenebilmesini sağlamak.
- Destek taleplerinizi yanıtlamak ve yasal yükümlülüklerimizi yerine getirmek.
4. Hukuki sebepler
Verileriniz 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun ("KVKK") 5. maddesi uyarınca; bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (hizmetin sunulması), veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi ve ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat (güvenlik, işlem kayıtları) hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir.
5. Verileri kimler görür, kimlerle paylaşılır
- Kurumunuz içinde: Veriler yalnız ilgili kurumun ve projenin yetkili üyelerine, rollerinin izin verdiği ölçüde açıktır. Kurum sahibi, kurumun işlem geçmişini görebilir.
- Sunucu hizmeti: Uygulamanın veritabanı ve dosyaları Leaseweb Deutschland GmbH'nin Almanya'daki sunucularında barındırılır.
- E-posta gönderimi: Uygulamanın gönderdiği bildirim e-postaları (davet, rol değişikliği, üyelikten çıkarılma, hesap silme onayı) Resend, Inc. (ABD) aracılığıyla iletilir. Bu amaçla alıcının e-posta adresi ile e-postanın içeriği, yani alıcının ve işlemi yapan kişinin adı, kurum ve proje adı bu hizmete aktarılır. Finans kayıtları, belgeler ve fişler e-postayla gönderilmez.
- Döviz kurları: Kurlar Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası'ndan alınır; bu sırada kişisel veri gönderilmez.
- Uygulama mağazaları: Uygulamanın indirilmesi Apple ve Google'ın kendi koşullarına tabidir.
- Yasal zorunluluk: Yetkili kamu kurumlarının hukuka uygun talepleri.
Verilerinizi satmayız ve reklam amacıyla kullanmayız.
6. Yurt dışına aktarım
Sunucularımızın Almanya'da, e-posta hizmetinin ABD'de bulunması nedeniyle verileriniz yurt dışına aktarılır. Bu aktarımın KVKK'nın 9. maddesi kapsamındaki dayanağına ilişkin değerlendirmemiz sürmektedir. Uygulama şu an yalnız sınırlı bir test grubu tarafından kullanılmaktadır; genel kullanıma açılmadan önce bu bölüm, dayanağı açıkça belirtilerek güncellenecektir.
7. Saklama süresi
- Hesap bilgileriniz ve üyelikleriniz hesabınız açık olduğu sürece saklanır; hesabınızı sildiğinizde silinir.
- Kurumunuza ait finans kayıtları ve belgeler kurumun verisidir; hesabınızı silseniz de kurumda kalır, bu kayıtlarla adınız arasındaki bağlantı kaldırılır.
- Kurumun işlem geçmişinde ve üyelik kayıtlarında, işlemin yapıldığı andaki adınız ve e-posta adresiniz kurumun denetim kaydı olarak kalabilir.
- Bir kurum silindiğinde, o kuruma ait tüm proje, finans kayıtları ve belgeler silinir.
- Sistemin her gün otomatik yedeği alınır. Yedekler en fazla 14 gün saklanır; silinen veriler bu sürenin sonunda yedeklerden de kalkar.
8. Güvenlik
Uygulama ile sunucu arasındaki tüm iletişim şifreli (HTTPS) yapılır. Kimin neyi görebileceği ve değiştirebileceği sunucu tarafındaki kurallarla sınırlanır. Ekibe katılım yalnız kişiye ve e-posta adresine özel, tek kullanımlık ve süreli davet kodlarıyla mümkündür. Şifreler özetlenmiş olarak saklanır.
9. Haklarınız
KVKK'nın 11. maddesi uyarınca; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini, KVKK'nın 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini ve bu işlemlerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.
Başvurularınızı Uygulamada kayıtlı e-posta adresinizden kodkirksekiz@gmail.com adresine iletebilirsiniz. Başvurunuz en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır.
10. Çocuklar
Uygulama, kurumların proje yöneten çalışanlarına yöneliktir; 18 yaşından küçüklerin hesap açması amaçlanmamıştır.
11. Değişiklikler
Bu politikayı güncellediğimizde yeni sürüm bu sayfada, sürüm tarihiyle yayınlanır.
12. İletişim
Sorularınız için: kodkirksekiz@gmail.com. Ayrıca bkz. KVKK Aydınlatma Metni ve hesap silme talimatı.